Privacyverklaring

1. Inleiding

Hotel Cocoon (hierna: “het Hotel”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens met de grootste zorg, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we ze verwerken en welke rechten u heeft.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is:
Hotel Cocoon
Van Iseghemlaan 21-25, 8400 Oostende
info@hotelcocoon.be
+32 59 80 40 82
Ondernemingsnummer: BE 0717.650.639

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via info@hotelcocoon.be.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens, afhankelijk van uw interactie met ons hotel:

Bij een reservering

Naam en voornaam
Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres)
Betalingsgegevens
Voorkeuren en speciale verzoeken (zoals dieetwensen)
Identiteitsgegevens (bij check-in)

Bij het gebruik van onze website

IP-adres
Cookies en trackinggegevens (zie onze cookieverklaring)
Browser- en apparaatgegevens

Bij inschrijving voor nieuwsbrieven of promoties

Naam
E-mailadres
Voorkeuren (bijv. type aanbiedingen)

Bij sollicitaties

CV en motivatiebrief
Opleidings- en werkervaring

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden:

Doel	Rechtsgrond (AVG)
Beheer van reserveringen en verblijven	Contractuele noodzaak
Betalingsverwerking	Wettelijke verplichting
Marketing en nieuwsbrieven (met toestemming)	Toestemming
Verbeteren van onze website en diensten	Gerechtvaardigd belang
Wettelijke verplichtingen (zoals gastenregistratie)	Wettelijke verplichting
Sollicitaties en personeelsbeheer	Toestemming/contractuele noodzaak

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens enkel met:

Externe boekingsplatformen (indien u via hen reserveert)
Betaaldienstverleners en banken
IT-dienstverleners (hosting, beveiliging)
Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bijvoorbeeld:

Reserveringsgegevens: 7 jaar (boekhoudkundige verplichtingen)
Marketinggegevens: Tot u zich uitschrijft
Sollicitaties: 6 maanden na afwijzing

7. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U mag uw gegevens bij ons opvragen.
Recht op correctie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering: U mag ons vragen uw gegevens te wissen (indien wettelijk toegestaan).
Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen marketing of bepaalde verwerkingen.
Recht op overdraagbaarheid: U kunt vragen uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen.
Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@hotelcocoon.be.

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Voor meer informatie, raadpleeg onze cookieverklaring.

10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen indien nodig. De laatste versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatst bijgewerkt: 26/02/2025